¿Qué leyes chilenas exigen implementar un Programa de Integridad?
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Desde que la Contraloría General de la República estableció la exigencia de contar con Programas de Integridad efectivos para participar en procesos de compras públicas, muchas empresas —especialmente PYMES— se preguntan: ¿Qué documentación debo tener lista para demostrar que cumplo?
Esa documentación, conocida comúnmente como “carpeta de cumplimiento”, se ha convertido en un requisito estratégico para competir en igualdad de condiciones en licitaciones públicas, convenios marco y compras directas del Estado.
En este artículo te explicamos qué debe incluir una carpeta de cumplimiento válida y completa, cómo prepararla correctamente y qué errores evitar al momento de presentarla.
¿Qué es una carpeta de cumplimiento?
La carpeta de cumplimiento es un conjunto organizado de documentos y evidencias que acreditan que tu empresa:
- Cuenta con un Programa de Integridad implementado
- Aplica políticas de prevención de delitos y conflictos de interés
- Capacita a su personal en ética y cumplimiento
- Tiene canales de denuncia activos
- Designó un responsable de cumplimiento
- Evalúa y revisa periódicamente su sistema de integridad
No es una formalidad: es una evidencia directa de cumplimiento legal, normativo y ético.
¿Tu empresa aún no tiene esta carpeta lista? Podemos ayudarte desde nuestra página de Servicios.
¿Cuándo se solicita?
La carpeta puede ser solicitada por el Estado en:
- Bases de licitación pública, como criterio de evaluación o requisito excluyente
- Etapas de adjudicación, previo a la firma del contrato
- Convenio Marco, en procesos de acreditación
- Auditorías o revisiones posteriores por parte del comprador o Contraloría
Cada vez más entidades públicas exigen evidencia concreta, y no aceptan declaraciones sin respaldo.
¿Qué debe incluir una carpeta de cumplimiento?
A continuación, los componentes mínimos exigidos:
✅ 1. Programa de Integridad firmado
Documento estructurado que incluya:
- Objetivo del programa
- Código de ética
- Políticas internas (anticorrupción, conflictos de interés, etc.)
- Procedimiento de revisión y actualización
- Aprobación de la alta dirección (firma y fecha)
✅ 2. Evidencia del canal de denuncias
Debe presentarse:
- Dirección del canal (correo, web o medio físico)
- Política sobre confidencialidad y protección al denunciante
- Procedimiento de recepción y gestión de denuncias
- Registro (no sensible) de su existencia y operatividad
✅ 3. Acta o certificado de capacitación
Debe acreditar que:
- El personal fue capacitado en el programa
- La capacitación incluyó temas como probidad, ética y delitos contemplados en la Ley 20.393
- Se realizó en los últimos 12 meses
- Hay registro de participación (firma, lista o certificado)
¿No tienes capacitación vigente? Descubre nuestras Capacitaciones listas para PYMES.
✅ 4. Nombramiento del encargado de cumplimiento
Debe incluir:
- Nombre completo y cargo
- Fecha de designación
- Firma de aceptación de funciones
- Correo de contacto
- Rol definido dentro del programa
Puede ser una persona interna o un asesor externo.
✅ 5. Plan de revisión del programa
Documento simple que muestre:
- Frecuencia de revisión (idealmente anual)
- Áreas responsables
- Última revisión realizada (fecha y responsables)
- Cambios implementados (si corresponde)
Esto demuestra que el programa está vivo y en evolución, no solo archivado.
✅ 6. Evidencia de aplicación
Adicionalmente, puedes incluir:
- Comunicados internos sobre el programa
- Registro de sesiones informativas
- Ejemplos de mejoras implementadas
- Formatos internos usados en el cumplimiento
En Maxing entregamos la carpeta de cumplimiento lista para presentar, adaptada al perfil de tu empresa. Conoce más en Servicios.
¿Qué errores debes evitar?
- 📂 Enviar documentos sin fecha ni firma
- ❌ Declarar un programa que no puedes evidenciar
- 📄 Usar una plantilla genérica no adaptada a tu empresa
- ⛔ No incluir la capacitación o dejarla desactualizada
- ⚠️ Presentar evidencia confusa o mal ordenada
Una carpeta desordenada o incompleta puede costarte el puntaje técnico o incluso la descalificación directa.
¿Cómo presentar la carpeta?
Lo recomendable es armarla como una carpeta digital en PDF, con índice y secciones claras:
- Portada con nombre de la empresa y fecha
- Índice de contenidos
- Cada componente en un archivo o sección ordenada
- Documento final con firma electrónica o escaneada
Idealmente, debe estar lista antes de postular a cualquier licitación. Tenerla disponible te permite actuar con rapidez ante procesos exprés.
Conclusión
La carpeta de cumplimiento es mucho más que un trámite: es la demostración concreta de que tu empresa cumple con la ley, respeta la ética y está preparada para trabajar con el Estado.
Una empresa que tiene su carpeta lista:
- Postula con confianza
- Mejora su puntaje en licitaciones
- Evita observaciones o fiscalizaciones
- Refuerza su reputación como proveedor confiable
En Maxing, diseñamos e implementamos Programas de Integridad completos, con carpeta de cumplimiento lista para presentar, adaptada a tu rubro, tamaño y nivel de riesgo.
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