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Introducción

Contar con un canal de denuncias es un requisito fundamental para cumplir con la Ley 20.393, el Dictamen CGR E370752/2023 y las buenas prácticas en integridad corporativa. Sin embargo, muchas empresas —especialmente PYMES— no saben cómo actuar correctamente cuando reciben una denuncia.

Gestionarla de forma inadecuada puede ser tan grave como no tener canal alguno: puede invalidar el Programa de Integridad, generar conflictos internos o dejar a la empresa expuesta ante sanciones legales.

En este artículo explicamos paso a paso qué debe hacer una empresa cuando recibe una denuncia en su canal ético, qué errores evitar y cómo registrar el proceso para cumplir con la normativa vigente en Chile.

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¿Qué se considera una denuncia válida?

Una denuncia ética o de integridad es toda comunicación que:

• Informa sobre un hecho irregular, posible delito, infracción interna o conducta antiética
• Puede afectar la legalidad, integridad o reputación de la empresa
• Es recibida a través del canal designado (correo, formulario, buzón, etc.)
• Puede ser anónima o nominativa

No es necesario que esté “probada”: basta con que sea creíble, coherente y relacionada a la actividad de la empresa para iniciar su revisión.

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¿Cuál es el procedimiento recomendado?

✅ Paso 1: Registrar la denuncia

• Asignar número o código interno
• Anotar fecha y canal de recepción
• Guardar copia del contenido (correo, formulario, nota)
• Proteger la identidad del denunciante (si aplica)

✅ Paso 2: Confirmar la recepción (cuando corresponda)

• Si la denuncia no es anónima, enviar acuse de recibo
• Asegurar confidencialidad y no represalia

✅ Paso 3: Evaluar la admisibilidad

• ¿Tiene relación con la empresa o sus trabajadores?
• ¿Es suficientemente clara y coherente?
• ¿Se relaciona con conductas que infringen el Programa de Integridad?

Si no cumple criterios mínimos, se puede archivar con justificación.

✅ Paso 4: Designar responsable del análisis

• Puede ser el encargado de cumplimiento o un comité ad hoc
• Debe garantizar imparcialidad y confidencialidad
• Evitar conflictos de interés (ej. si el denunciado es parte del equipo directivo)

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✅ Paso 5: Investigar o verificar los hechos

• Entrevistar personas involucradas
• Revisar documentos, registros o cámaras
• Pedir descargos por escrito
• Toda la investigación debe quedar documentada

✅ Paso 6: Determinar medidas

Según la gravedad del hecho y los resultados:

• Amonestación verbal o escrita
• Suspensión o desvinculación
• Revisión de procesos internos
• Denuncia externa (si aplica: fraude, delito, etc.)

✅ Paso 7: Cerrar el caso

• Redactar acta o informe final
• Registrar fecha de cierre y medidas tomadas
• Informar al denunciante si corresponde (respetando confidencialidad)

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¿Qué errores se deben evitar?

• ❌ Ignorar la denuncia o dejarla sin respuesta
• ❌ No registrar el caso
• ❌ Filtrar la identidad del denunciante
• ❌ Investigar sin imparcialidad
• ❌ No dejar evidencia del proceso
• ❌ Despedir al denunciante por represalia

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¿Por qué es clave documentar todo?

La Ley 20.393 y las bases de licitación exigen que el Programa de Integridad sea aplicable y trazable. Si se recibe una denuncia y no queda evidencia del manejo adecuado, el canal se considera “inoperante”, lo que invalida todo el sistema de cumplimiento.

¿Tu empresa cuenta con un protocolo de gestión de denuncias? Si no, te ayudamos a implementarlo desde nuestros Servicios.

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¿Cómo debe registrarse una denuncia correctamente?

Recomendamos llevar un Registro de Casos Éticos, con al menos:

• Código o número del caso
• Fecha de ingreso y canal utilizado
• Descripción general (sin nombres si es confidencial)
• Encargado de análisis
• Fecha de cierre y medidas adoptadas
• Firma o validación del encargado de cumplimiento

En Maxing entregamos un formato de registro editable incluido en todos nuestros programas.

Conclusión

Recibir una denuncia es un signo positivo: significa que tu canal funciona y hay confianza en el sistema. Pero la forma en que se gestiona esa denuncia determinará si cumples realmente con la ley y con las exigencias del Estado.

Una buena gestión protege a la empresa, mejora la cultura interna y refuerza la integridad institucional.

En Maxing, diseñamos protocolos y formatos adaptados para que tu canal de denuncias no sea solo un requisito, sino una herramienta real de prevención.

¿Recibiste una denuncia y no sabes cómo manejarla? Escríbenos al Formulario de Contacto y lo resolvemos juntos.