Las políticas internas de integridad son el corazón operativo de un Programa de Integridad. Son las reglas, procedimientos y lineamientos que transforman los principios éticos en acciones concretas dentro de la empresa. En el contexto chileno, donde la Ley 20.393, la Ley 21.595 y el Dictamen CGR E370752/2023 establecen obligaciones claras en materia de probidad y prevención de delitos, contar con políticas bien definidas y comunicadas es esencial para cumplir con la normativa y evitar sanciones.

Una política de integridad efectiva no puede improvisarse ni copiarse de otras organizaciones. Debe surgir del análisis de riesgos propio de la empresa, reflejar su cultura y considerar su tamaño, recursos y nivel de exposición frente al Estado. En Programa de Integridad – Maxing trabajamos con un enfoque personalizado, ayudando a que cada política sea práctica, comprensible y aplicable a la realidad de la organización.

El primer paso es definir los objetivos de cada política. Esto significa establecer con claridad qué comportamiento o riesgo busca regular. Por ejemplo, una política de regalos y hospitalidades tiene como objetivo evitar situaciones de soborno o conflicto de interés. Una política de compras transparentes busca asegurar que las decisiones se basen en criterios objetivos y verificables. Cuando los objetivos son claros, los trabajadores entienden el sentido de la norma y su cumplimiento se vuelve natural.

El segundo paso es redactar las políticas con lenguaje claro y accesible. El error más común es utilizar terminología legal excesiva que confunde al personal. Una buena política explica qué está permitido, qué está prohibido y qué debe hacerse en caso de duda. Debe ser breve, directa y acompañarse de ejemplos prácticos. Además, cada política debe incluir un responsable interno, su ámbito de aplicación y la forma de revisión o actualización.

El tercer paso consiste en alinear todas las políticas bajo una misma lógica de integridad. No basta con tener un código de ética si las demás políticas se contradicen entre sí. La coherencia es clave: las normas sobre regalos, contrataciones, uso de recursos o conflictos de interés deben complementarse entre sí y estar integradas al Programa de Integridad general. Esto demuestra que la empresa tiene un modelo sistemático, no fragmentado.

Una vez definidas, las políticas deben ser aprobadas formalmente por la alta dirección y difundidas a todos los niveles de la organización. La comunicación es tan importante como el contenido. No basta con enviar un documento por correo electrónico: se debe capacitar al personal, incluir las políticas en las inducciones, colocarlas en lugares visibles y mantenerlas accesibles de forma permanente. La comunicación activa crea compromiso y convierte las políticas en parte del día a día de la empresa.

Un aspecto clave es documentar la comunicación y la capacitación. La Contraloría y ChileCompra pueden solicitar evidencia de que las políticas fueron difundidas y comprendidas. Por eso, deben conservarse listas de asistencia, registros de capacitación, copias de correos y actas de entrega. Esta documentación respalda que las políticas no son solo teoría, sino prácticas implementadas y verificables.

Las políticas internas más comunes dentro de un Programa de Integridad incluyen:

• Política de regalos, donaciones y hospitalidades.
• Política de compras y contratación de proveedores.
• Política de conflicto de interés.
• Política de uso de recursos y activos institucionales.
• Política de denuncia y no represalia.
• Política de relaciones con entidades públicas.

Finalmente, una política de integridad efectiva debe ser revisada al menos una vez al año o cuando existan cambios en la legislación o en la estructura de la empresa. Esta revisión constante refleja el principio de mejora continua exigido por la normativa chilena y por estándares internacionales como la ISO 37301.

En Maxing ayudamos a las empresas a crear, revisar y comunicar políticas internas de integridad con un enfoque práctico, alineado con la ley y orientado a fortalecer la cultura ética empresarial.