El canal de denuncias es uno de los componentes obligatorios de todo Programa de Integridad según la Ley 20.393, la Ley 21.595 y el Dictamen CGR E370752/2023. Este mecanismo permite que trabajadores, proveedores y terceros reporten irregularidades de manera segura y confidencial, contribuyendo a prevenir delitos corporativos y fortalecer la cultura ética dentro de la organización. Sin embargo, muchas PYMES creen que su implementación implica altos costos o sistemas tecnológicos complejos, cuando en realidad puede desarrollarse de forma simple, efectiva y completamente válida ante el Estado.

En Programa de Integridad – Maxing ayudamos a las empresas a crear canales de denuncia adaptados a su tamaño y recursos, cumpliendo con todas las exigencias legales sin necesidad de grandes inversiones. Lo importante no es la sofisticación del sistema, sino su funcionalidad, accesibilidad y confidencialidad.

El primer paso para implementar un canal de denuncias eficiente es definir el mecanismo. Puede ser un correo electrónico exclusivo (por ejemplo, denuncias@tudominio.cl), un formulario web seguro o incluso un buzón físico si la empresa tiene pocos trabajadores. Lo esencial es que el canal sea conocido, de fácil acceso y administrado con imparcialidad. En empresas pequeñas, el canal puede ser gestionado directamente por el Encargado de Cumplimiento o por un asesor externo que garantice confidencialidad.

El segundo paso es establecer un procedimiento claro de gestión de denuncias. Debe existir un protocolo que indique cómo se reciben, registran, evalúan e investigan las denuncias, así como los plazos de respuesta y los niveles de confidencialidad. Este procedimiento es fundamental para acreditar que el canal no es simbólico, sino que realmente funciona. Además, debe contemplar medidas de protección frente a represalias, un aspecto especialmente destacado en la Ley 21.595.

El tercer paso es difundir el canal entre los trabajadores y proveedores. No sirve de nada tenerlo si nadie lo conoce. Debe comunicarse en las inducciones, políticas internas, correos informativos y en lugares visibles de la empresa. La comunicación activa refuerza la confianza y promueve su uso responsable.

Otra buena práctica es registrar todas las denuncias y acciones derivadas, incluso aquellas que resulten infundadas. Los registros deben incluir la fecha, el tipo de denuncia, la persona o área responsable de la investigación y las medidas adoptadas. Esta evidencia permite demostrar ante ChileCompra o la Contraloría que el canal está operativo y auditado.

Para reducir costos, las empresas pueden utilizar herramientas digitales gratuitas o de bajo costo. Formularios en Google Forms, buzones de correo dedicados o plataformas básicas de registro interno son suficientes si cumplen los principios de confidencialidad, trazabilidad y respuesta oportuna. Lo que realmente importa es la gestión responsable del proceso y no el nivel de tecnología.

El canal de denuncias también puede vincularse al Comité de Integridad o al Encargado de Cumplimiento, garantizando independencia en la evaluación de los casos. En empresas pequeñas, se recomienda contar con apoyo externo para revisar denuncias sensibles y mantener la transparencia del proceso.

Por último, es importante evaluar periódicamente la eficacia del canal. Esto puede hacerse mediante encuestas internas o revisiones anuales del número y tipo de denuncias recibidas. Un canal activo y confiable refleja una organización madura en su cultura de integridad.

Implementar un canal de denuncias no tiene por qué ser costoso ni complicado. Con un diseño simple, bien comunicado y documentado, cualquier PYME puede cumplir plenamente con la normativa chilena y fortalecer su reputación ética. En Maxing ofrecemos soluciones prácticas para la implementación y operación de canales de denuncia adaptados a cada realidad empresarial, cumpliendo con la ley y con los más altos estándares de confidencialidad.