Las políticas internas de integridad son el corazón operativo de un Programa de Integridad. Son las reglas que guían el comportamiento ético de todos los miembros de la organización y permiten convertir la cultura de cumplimiento en acciones concretas. En el contexto chileno, la Ley 20.393, la Ley 21.595 y las directrices del Dictamen CGR E370752/2023 establecen que las empresas deben contar con políticas claras, difundidas y alineadas con su realidad. Definirlas y comunicarlas correctamente no es solo una exigencia legal, sino una herramienta estratégica para fortalecer la confianza interna y externa.

El primer paso para definir políticas efectivas es identificar los riesgos éticos y legales de la empresa. Cada política debe responder a un riesgo específico: conflictos de interés, regalos y hospitalidades, manejo de fondos, relación con funcionarios públicos o uso de información confidencial. La política debe indicar de forma clara qué está permitido, qué está prohibido y cuál es el procedimiento para actuar frente a situaciones dudosas. Un error común es redactar políticas genéricas que no reflejan la realidad de la empresa; lo ideal es personalizarlas según su tamaño, rubro y nivel de exposición.

El segundo paso es mantener un lenguaje claro y accesible. Las políticas de integridad deben poder ser entendidas por todos los trabajadores, no solo por los abogados o la gerencia. El lenguaje técnico debe equilibrarse con ejemplos prácticos. Por ejemplo: “Si recibes una invitación de un proveedor a un evento, debes informar al Encargado de Cumplimiento antes de aceptarla.” Este tipo de redacción transforma la norma en una guía útil para el día a día.

Luego, las políticas deben estar formalmente aprobadas y documentadas. La dirección de la empresa debe firmar o emitir una resolución que valide su adopción. Esta formalización tiene valor probatorio ante fiscalizaciones o auditorías y demuestra que el liderazgo está comprometido con la ética empresarial. En Maxing recomendamos incluir cada política en el cuerpo del Programa de Integridad y mantenerlas también en un manual independiente para fácil consulta.

Una vez aprobadas, es esencial comunicarlas eficazmente. No basta con enviarlas por correo o publicarlas en la intranet. Las políticas deben presentarse en reuniones, capacitaciones o talleres donde los colaboradores puedan comprenderlas e interiorizarlas. Además, es recomendable reforzarlas visualmente mediante afiches, recordatorios digitales o cápsulas informativas. En Maxing