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Desde la entrada en vigencia de la Ley N° 20.393 y los recientes dictámenes de la Contraloría General de la República, tener un canal de denuncias funcional ya no es opcional para las empresas proveedoras del Estado. Hoy es un componente esencial del Programa de Integridad y uno de los elementos más exigidos al momento de participar en licitaciones públicas.
Pero, ¿cómo se implementa un canal que cumpla con los requisitos legales, sea fácil de usar y realmente aporte valor a la empresa? En este artículo abordamos paso a paso cómo implementar un canal de denuncias válido y funcional, incluso si tu empresa es una PYME sin departamento de cumplimiento interno.
¿Qué es un canal de denuncias funcional?
Un canal de denuncias es funcional cuando permite que cualquier persona vinculada a la empresa (trabajador, proveedor, cliente, contratista) pueda reportar irregularidades de forma confidencial, segura y trazable, y ese reporte sea recibido, gestionado y documentado de forma adecuada.
Un canal válido debe cumplir con los principios de:
- Confidencialidad
- Accesibilidad
- Protección al denunciante
- Registro y trazabilidad
- Gestión oportuna de cada caso
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¿Qué exige la ley en Chile?
La Ley N° 20.393 establece como uno de los pilares del Modelo de Prevención de Delitos la existencia de un canal de denuncias efectivo. Adicionalmente:
- El Dictamen CGR E370752/2023 indica que un Programa de Integridad debe estar “aplicado y funcionando” y el canal de denuncias es una de las evidencias más claras de ello.
- La Ley N° 21.595 sobre delitos económicos exige sistemas de control que permitan detectar tempranamente hechos ilícitos.
Por lo tanto, un canal “de papel” o meramente simbólico no cumple con lo que exige la normativa actual.
Pasos para implementar un canal de denuncias válido
A continuación, una ruta práctica, especialmente pensada para PYMES:
1. Definir el objetivo del canal
El canal debe permitir reportar:
- Infracciones legales (cohecho, soborno, apropiación indebida, etc.)
- Incumplimientos al código de ética
- Conflictos de interés
- Mal uso de recursos de la empresa
- Prácticas contrarias a la integridad
2. Seleccionar el medio del canal
Opciones válidas incluyen:
- Correo electrónico exclusivo, administrado por el oficial de cumplimiento
- Formulario web confidencial, disponible 24/7
- Teléfono o buzón físico, para empresas sin acceso digital
- Sistema externo contratado, con gestión profesional de las denuncias
Debe ser accesible para todos los trabajadores y, si corresponde, para terceros (clientes, contratistas, proveedores).
En Maxing implementamos canales externos, digitales, confidenciales y validados legalmente. Conócelos en Servicios.
3. Establecer un procedimiento de gestión
Cada denuncia recibida debe ser:
- Registrada
- Evaluada
- Investigada, si corresponde
- Resuelta con medidas concretas
- Cerrada y archivada de forma segura
Este proceso debe estar documentado en una política interna, con responsables definidos y plazos razonables.
4. Garantizar la confidencialidad y la protección al denunciante
La empresa debe comprometerse por escrito a:
- No divulgar la identidad del denunciante sin su consentimiento
- No aplicar represalias por denuncias de buena fe
- Aplicar sanciones a quienes obstaculicen o interfieran el canal
Este compromiso debe estar incluido en el Programa de Integridad y difundido entre todo el personal.
5. Difundir el canal dentro y fuera de la empresa
El canal debe ser visible:
- En lugares comunes (afiches, intranet, contratos)
- En el reglamento interno o manual de integridad
- En las capacitaciones
- En comunicaciones regulares con el equipo
Si el personal no conoce el canal, se considera ineficaz.
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6. Documentar y auditar
Todo el proceso debe dejar registro de:
- Denuncias recibidas (sin exponer datos sensibles)
- Tiempo de respuesta
- Decisiones adoptadas
- Cambios implementados a raíz de los reportes
- Número de casos cerrados
Una buena práctica es hacer una revisión anual del canal como parte de la mejora continua del Programa de Integridad.
¿Qué errores debes evitar?
- Tener un canal genérico que nadie monitorea
- No designar a una persona encargada de recibir y resolver las denuncias
- Usar una casilla compartida o sin protección
- No responder nunca las denuncias recibidas
- No dejar registro de los casos gestionados
- No capacitar al personal sobre cómo usar el canal
¿Qué evidencia pide el Estado sobre el canal de denuncias?
En procesos de licitación, firma de contratos o fiscalización posterior, las entidades públicas pueden solicitar:
- URL o acceso al canal activo
- Política escrita sobre su funcionamiento
- Procedimiento interno de gestión
- Registro de denuncias anónimas y respuestas
- Ejemplos de uso (sin exponer contenido sensible)
Conclusión
Tener un canal de denuncias funcional y documentado no solo es un requisito legal, sino una herramienta eficaz para detectar problemas internos, prevenir delitos y proteger la reputación de tu empresa.
Implementarlo correctamente es posible para cualquier empresa, incluso sin departamento legal, si se sigue una estructura clara y se cuenta con el apoyo adecuado.
En Maxing, implementamos canales operativos, protegidos y auditables, 100% alineados con la Ley 20.393, con evidencia lista para ser presentada ante el Estado.
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