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Introducción

Cada vez más empresas en Chile —especialmente aquellas que venden al Estado— se ven obligadas a implementar Programas de Integridad para cumplir con la Ley 20.393, la Ley 21.595 y los nuevos estándares exigidos por la Contraloría General de la República (Dictamen E370752/2023).

Sin embargo, muchas de estas implementaciones fracasan no porque la empresa no quiera cumplir, sino porque cometen errores técnicos o estratégicos que terminan por invalidar el programa ante fiscalizaciones o procesos de licitación.

En este artículo, revisamos los errores más comunes al implementar Programas de Integridad, cómo evitarlos y qué buenas prácticas adoptar para asegurar la eficacia, legalidad y utilidad de tu sistema de cumplimiento.

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Error 1: Usar plantillas genéricas no adaptadas

Una de las prácticas más riesgosas es copiar y pegar un programa desde internet o usar una plantilla sin adaptarla al giro, tamaño y riesgo real de la empresa.

❌ Consecuencias:

• El documento no refleja la realidad de la empresa
• No se identifican riesgos propios del rubro
• Puede ser observado o rechazado en una licitación
• No es útil para el personal ni sirve como defensa legal

✅ ¿Qué hacer?

Personaliza el programa: diagnóstico, políticas, lenguaje y procedimientos deben estar alineados a tu realidad operativa.

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Error 2: Tener un documento sin implementación real

Muchos creen que basta con tener el archivo del programa archivado o impreso. Pero según la ley y el Dictamen CGR, el programa debe estar en funcionamiento, con evidencia concreta.

❌ Consecuencias:

• No puedes acreditar aplicación efectiva
• Podrías ser sancionado en una fiscalización
• Tu empresa corre riesgo de responsabilidad penal

✅ ¿Qué hacer?

Implementa activamente: capacita al equipo, activa el canal de denuncias, asigna responsables y documenta todo.

¿Necesitas ayuda para implementar de forma práctica y efectiva? Revisa nuestros Servicios.

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Error 3: No capacitar al personal

La capacitación no es opcional. Es un componente obligatorio que debe ser:

• Realizada de forma periódica
• Registrada con listas de asistencia
• Adaptada al perfil del equipo
• Documentada como parte del cumplimiento

❌ Consecuencias:

• Programa inválido ante licitaciones
• Riesgo de sanciones en auditorías
• El equipo no conoce ni aplica el programa

✅ ¿Qué hacer?

Realiza una capacitación inicial y luego refuerzos anuales. Puedes usar formatos presenciales, virtuales o asincrónicos.

¿Te falta capacitación? Conoce nuestras Capacitaciones listas para PYMES proveedoras.

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Error 4: No documentar las acciones

Sin evidencia, no hay cumplimiento. Es fundamental tener registros de todo el proceso: programa firmado, capacitaciones, denuncias (sin datos personales), actualizaciones, revisiones.

❌ Consecuencias:

• No puedes presentar carpeta de cumplimiento
• No sumas puntaje en licitaciones
• Dificultad para defenderte ante incidentes

✅ ¿Qué hacer?

Crea una carpeta de cumplimiento digital con:

• Programa firmado
• Política de ética
• Actas de capacitación
• Evidencia del canal de denuncias
• Designación del oficial de cumplimiento
• Cronograma de revisión anual

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Error 5: No designar un responsable claro

Toda empresa debe nombrar a una persona encargada de la gestión del programa. En empresas pequeñas, puede ser un socio o alguien externo, pero debe estar formalmente designado.

❌ Consecuencias:

• Invalidez del programa ante el Estado
• Dificultad para gestionar denuncias o actualizaciones
• Falta de trazabilidad

✅ ¿Qué hacer?

Nombrar un oficial de cumplimiento o comité interno, con respaldo documental, y definir sus funciones.

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Error 6: No considerar el canal de denuncias

El canal de denuncias debe ser:

• Confidencial
• Accesible para todo el equipo
• Registrado y con protocolo de gestión
• Documentado como evidencia

❌ Consecuencias:

• Invalidez del programa
• Falta de detección de riesgos internos
• Desconfianza entre colaboradores

✅ ¿Qué hacer?

Implementa un canal simple pero funcional: correo exclusivo, formulario web o buzón físico, con responsable asignado.

¿Necesitas ayuda con el canal? Te lo diseñamos desde cero en nuestros Servicios.

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Error 7: No revisar ni actualizar el programa

El programa no puede quedarse congelado. Debe revisarse al menos una vez al año o cuando haya cambios normativos o internos relevantes.

❌ Consecuencias:

• Obsolescencia
• Desconexión con la realidad legal
• Riesgo de incumplimiento involuntario

✅ ¿Qué hacer?

Agenda una revisión anual e incorpora los cambios legales (como la Ley 21.595), nuevas áreas de riesgo o mejoras observadas.

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Conclusión

Un Programa de Integridad mal implementado es tan riesgoso como no tener ninguno. No se trata solo de cumplir por cumplir, sino de hacerlo bien, con estructura, evidencia y foco en la prevención.

Evitar estos errores te permitirá:

• Cumplir con la Ley 20.393 y Dictamen CGR
• Postular a licitaciones sin riesgos de descalificación
• Proteger tu empresa frente a incidentes o denuncias
• Mejorar tu reputación y confianza institucional

En Maxing, acompañamos a PYMES de todo Chile a implementar sus Programas de Integridad de forma simple, rápida y completamente válida ante el Estado.

¿Ya tienes un programa implementado? Te ayudamos a auditarlo y corregir posibles errores. Escríbenos desde el Formulario de Contacto.