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Introducción

El canal de denuncias es uno de los pilares más importantes de cualquier Programa de Integridad. No solo permite detectar irregularidades internas, sino que es una exigencia legal clave según la Ley 20.393, el Dictamen CGR E370752/2023 y los estándares internacionales de cumplimiento.

Sin embargo, muchas empresas —especialmente PYMES— instalan un “canal” de forma simbólica o informal, sin saber que, si no cumple con ciertos requisitos, no es válido ante el Estado ni ante auditorías.

En este artículo aprenderás qué características debe tener un canal de denuncias para que sea considerado efectivo, seguro y legalmente aceptable, cómo implementarlo en tu empresa y qué errores evitar.

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¿Qué exige la Ley 20.393 respecto al canal de denuncias?

La ley establece que el Modelo de Prevención de Delitos debe contar con “un sistema de información y denuncia” que permita reportar:

• Hechos irregulares
• Conductas contrarias a la ley
• Delitos contemplados en la ley (cohecho, administración desleal, apropiación indebida, etc.)

Este sistema debe funcionar de verdad, no ser simbólico o decorativo.

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¿Qué pide el Dictamen CGR E370752/2023?

La Contraloría exige que los organismos públicos evalúen si el proveedor:

• Tiene un canal de denuncias activo
• Protege la identidad del denunciante
• Puede acreditar evidencia documental de su funcionamiento

Esto quiere decir que, si postulas a una licitación pública o convenio marco, tu canal debe estar operativo y debidamente documentado.

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Características clave de un canal de denuncias válido

✅ 1. Accesible

• Debe estar disponible para todos los trabajadores, proveedores y terceros
• Puede ser interno o externo, pero de fácil acceso
• Idealmente en formatos múltiples: web, correo, buzón físico o app

✅ 2. Confidencial

• Debe garantizar la reserva de identidad del denunciante
• Solo el oficial de cumplimiento o un comité designado puede acceder a las denuncias
• El almacenamiento debe ser seguro (cifrado, protegido, restringido)

✅ 3. Protegido contra represalias

• Debe existir una política escrita de protección al denunciante
• La empresa debe sancionar cualquier acto de represalia
• Debe promoverse un entorno seguro para reportar

✅ 4. Documentado

• El canal debe contar con un procedimiento interno claro: recepción, análisis, respuesta
• Debe generarse evidencia: número de denuncias recibidas, gestión y cierre (sin exponer datos sensibles)

✅ 5. Efectivo y funcional

• Las denuncias deben ser gestionadas en plazos definidos
• El sistema debe tener responsables, trazabilidad y capacidad de mejora continua
• Debe revisarse y ajustarse al menos una vez al año

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¿Qué medios son válidos para implementar el canal?

Medio	¿Es válido?	Recomendaciones
Formulario web seguro	✅	Ideal. Debe incluir confirmación y clave de seguimiento
Correo exclusivo	✅	Usar cuenta separada, protegida y con respaldo
Buzón físico	✅	Solo en entornos controlados. Debe tener proceso de vaciado y registro
Línea telefónica	✅	Debe tener protocolo y grabación segura
Plataforma externa	✅	Profesionaliza el canal. Puede ser compartido por varias PYMES

¿No tienes canal aún? Te ayudamos a crear uno funcional y documentado desde nuestros Servicios.

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¿Qué documentación debo tener sobre el canal?

• Copia del procedimiento de denuncias (interno)
• Política de confidencialidad y protección al denunciante
• Captura de pantalla o evidencia del canal web activo
• Registro de denuncias (solo métricas, sin exponer datos personales)
• Actas o comunicados de difusión del canal al personal

Esta documentación forma parte de tu carpeta de cumplimiento, exigida en procesos de compra pública y fiscalizaciones.

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¿Qué errores debes evitar?

• ❌ Usar una casilla de correo genérica sin protocolo
• ❌ No tener documento de procedimiento o política de protección
• ❌ No revisar ni responder las denuncias recibidas
• ❌ No informar al equipo que el canal existe
• ❌ Tener un canal que aparenta estar activo pero no funciona

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¿Cómo comunicar el canal dentro de la empresa?

• Incluirlo en el Programa de Integridad
• Difundirlo en reuniones, capacitaciones y por correo
• Publicarlo en un lugar visible o en la intranet
• Asegurarte de que todos sepan cómo, cuándo y por qué usarlo

Nuestras Capacitaciones incluyen sesiones prácticas de uso del canal y simulaciones reales.

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Conclusión

Un canal de denuncias no es solo un requisito legal: es una herramienta clave para proteger tu empresa, detectar riesgos a tiempo y construir confianza interna.

Para que sea válido ante el Estado y útil para tu gestión, debe ser:

• Accesible
• Confidencial
• Protegido
• Documentado
• Efectivo

En Maxing, implementamos canales de denuncias adaptados a cada empresa, con evidencia lista para licitaciones, auditorías o revisiones de la Contraloría.

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