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Introducción

En los procesos de licitación pública en Chile, la presentación de antecedentes no se limita a cotizaciones y experiencia: cada vez más organismos del Estado exigen o valoran contar con una “carpeta de cumplimiento” como parte de los criterios técnicos y éticos.

La carpeta de cumplimiento no es un término normativo en sí mismo, pero representa el conjunto de documentos que demuestran que una empresa ha implementado un Programa de Integridad real y activo, como exige el Dictamen CGR E370752/2023, la Ley 20.393, y otras normativas aplicables.

En este artículo te explicamos qué es la carpeta de cumplimiento, qué debe contener, cómo prepararla y cuándo presentarla para que sume puntaje real en licitaciones públicas.

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¿Qué es exactamente una carpeta de cumplimiento?

Es un expediente físico o digital que reúne los documentos que acreditan que tu empresa ha implementado correctamente un Programa de Integridad. Su objetivo es demostrar:

• Que la empresa conoce y aplica la ley 20.393
• Que tiene políticas activas de ética y cumplimiento
• Que capacita a su equipo y tiene un canal de denuncias funcional
• Que puede ser considerada una empresa confiable por el Estado

No existe un formato único ni estandarizado, pero sí hay elementos mínimos que toda carpeta debe incluir para ser aceptada y evaluada positivamente.

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¿Qué debe contener una carpeta de cumplimiento válida?

A continuación, te presentamos los componentes esenciales que exige hoy el Estado chileno en procesos de evaluación de integridad:

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📄 1. Programa de Integridad (firmado)

• Documento principal del sistema de cumplimiento
• Firmado por la alta dirección
• Adaptado al rubro y tamaño de la empresa
• Con fecha de emisión y versión

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📜 2. Código de Ética

• Documento complementario con valores, principios y conducta esperada
• Debe abordar temas como soborno, conflicto de interés, uso de recursos y trato con funcionarios públicos
• Firmado y difundido internamente

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🛠️ 3. Canal de denuncias

• Evidencia del canal: correo exclusivo, formulario web o buzón físico
• Procedimiento de recepción y análisis de denuncias
• Política de protección al denunciante

¿Tu canal cumple con estos requisitos? Podemos ayudarte a implementarlo desde nuestros Servicios.

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🧑‍🏫 4. Registro de capacitación

• Lista de asistencia firmada (si fue presencial)
• Captura de pantalla o confirmación de participación (si fue virtual)
• Contenido de la capacitación impartida
• Periodicidad (al menos una vez al año)

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🧾 5. Designación de encargado o comité de cumplimiento

• Documento formal que nombra al responsable interno
• Firmado por la gerencia
• Con atribuciones y funciones claras

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📊 6. Matriz de riesgos y plan de acción

• Identificación de riesgos según el rubro y tamaño de la empresa
• Acciones implementadas para controlarlos
• Fecha de última revisión o actualización

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📑 7. Políticas internas específicas

• Política anticorrupción
• Política de conflictos de interés
• Procedimientos de contratación, compras, regalos u hospitalidades
• Políticas de relacionamiento con funcionarios públicos

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¿Cómo organizar la carpeta de cumplimiento?

Lo ideal es que esté en formato PDF (o carpeta física indexada) y contenga una página de portada con índice.

Puedes organizarla en 7 secciones (una por cada ítem anterior), incluyendo:

• Nombre de la empresa
• Rut
• Representante legal
• Fecha de implementación
• Firma digital o manual (si aplica)

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¿Cuándo y dónde se presenta?

• Durante la postulación a una licitación, cuando las bases lo indican explícitamente
• Al ser solicitada por el organismo público como complemento técnico o en proceso de adjudicación
• En caso de revisión por parte de la Contraloría, ChileCompra u otra entidad fiscalizadora

¿No sabes si una licitación requiere esta carpeta? Podemos ayudarte a interpretarla desde el Formulario de Contacto.

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¿Qué errores debes evitar?

• ❌ Presentar solo una declaración jurada de integridad sin respaldo
• ❌ Usar documentos genéricos, sin fecha ni personalización
• ❌ No firmar los documentos o no indicar responsables
• ❌ Incluir un canal de denuncias que no funciona
• ❌ No capacitar al equipo y no tener registro

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¿Qué beneficios te da presentar una buena carpeta?

• ✅ Aumenta tu puntaje técnico en licitaciones
• ✅ Refuerza tu imagen como proveedor ético y responsable
• ✅ Reduce observaciones o requerimientos posteriores
• ✅ Puede marcar la diferencia frente a un competidor más barato
• ✅ Te protege en caso de auditorías o revisiones de cumplimiento

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Conclusión

Tener una carpeta de cumplimiento bien preparada no es una opción: es una herramienta estratégica y legal para competir con ventaja en el sistema de compras públicas chileno.

No basta con tener un Programa de Integridad: hay que demostrarlo. Y esa demostración ocurre a través de esta carpeta, clara, ordenada, firmada y vigente.

En Maxing, desarrollamos carpetas listas para licitar, adaptadas a cada empresa y validadas por especialistas en cumplimiento normativo.

¿Tu carpeta está completa y actualizada? Escríbenos y la revisamos gratuitamente desde el Formulario de Contacto.