El Oficial de Cumplimiento es una figura clave dentro del Programa de Integridad, responsable de garantizar que las políticas, controles y procedimientos funcionen efectivamente y que la empresa cumpla con las leyes y normas aplicables. En Chile, su rol está respaldado por la Ley 20.393, la Ley 21.595 y las orientaciones de la Contraloría General de la República, que exigen la existencia de un encargado o responsable formal del cumplimiento dentro de cada organización. Aunque muchas PYMES creen que este cargo solo aplica a grandes empresas, la realidad es que toda entidad que trabaje con el Estado debe tener una persona asignada para esta función, incluso si se desempeña de manera externa.

En Programa de Integridad – Maxing ayudamos a las empresas a establecer y documentar correctamente la designación del Oficial de Cumplimiento, garantizando que cumpla con las exigencias legales y que su rol aporte valor real a la gestión empresarial.

El Oficial de Cumplimiento tiene como primera función supervisar la implementación del Programa de Integridad. Esto incluye asegurarse de que las políticas estén actualizadas, que los procedimientos se apliquen y que las capacitaciones se realicen periódicamente. En una PYME, este trabajo puede ser desempeñado por un directivo, un asesor externo o incluso un profesional independiente especializado en compliance, siempre que exista una formalización mediante acta o resolución de la gerencia.

Otra responsabilidad esencial es evaluar y gestionar los riesgos de integridad. El Oficial de Cumplimiento debe liderar la elaboración y actualización de la matriz de riesgos, identificar los puntos vulnerables de la organización y proponer medidas de control. Esta función es especialmente relevante en el marco de la Ley 21.595, que amplió el catálogo de delitos económicos y exigió una gestión más activa de la prevención.

Además, el Oficial de Cumplimiento debe administrar el canal de denuncias. Su papel consiste en recibir los reportes, garantizar la confidencialidad, coordinar las investigaciones y asegurar que no existan represalias contra los denunciantes. Debe mantener un registro formal de las denuncias, acciones tomadas y resultados obtenidos, información que servirá como evidencia en una eventual auditoría o fiscalización.

Otro rol fundamental es el de asesor de la dirección. El Oficial de Cumplimiento actúa como un consejero ético, orientando a la gerencia en decisiones sensibles o situaciones de riesgo. Su independencia funcional es clave: debe poder emitir recomendaciones sin presiones, reportando directamente al nivel más alto de la empresa.

En el ámbito operativo, también tiene la tarea de promover la cultura de integridad. Esto implica difundir las políticas, sensibilizar a los trabajadores y asegurar que todos comprendan los principios del programa. Su rol no es policial, sino educativo: busca prevenir antes que sancionar.

En cuanto a la rendición de cuentas, el Oficial de Cumplimiento debe elaborar informes periódicos dirigidos a la alta dirección o al comité de integridad. Estos reportes incluyen el estado del programa, los avances en las medidas de cumplimiento, las brechas detectadas y las acciones correctivas implementadas. Documentar esta información es fundamental para demostrar ante ChileCompra o la Contraloría que el programa está activo y en mejora continua.

Finalmente, el Oficial de Cumplimiento debe mantener una actualización permanente en materia legal y regulatoria. Dado que las normas sobre integridad y delitos económicos evolucionan constantemente, su capacitación continua asegura que la empresa siempre esté un paso adelante en materia de cumplimiento.

En Maxing ofrecemos apoyo a las empresas para designar y capacitar Oficiales de Cumplimiento, así como servicios de cumplimiento externo, garantizando independencia, trazabilidad y conformidad plena con la normativa chilena vigente.