La mayoría de las pequeñas y medianas empresas chilenas no cuenta con un departamento legal o de cumplimiento, pero eso no las exime de la obligación de implementar un Programa de Integridad conforme a la Ley 20.393, la Ley 21.595 y el Dictamen CGR E370752/2023. Estas normas exigen que todas las personas jurídicas —independientemente de su tamaño— cuenten con un modelo preventivo que garantice la ética, la transparencia y la prevención de delitos en sus operaciones.

Afortunadamente, implementar un Programa de Integridad en una PYME es totalmente posible, siempre que se enfoque en lo esencial: un sistema simple, claro y operativo. En este artículo de Programa de Integridad – Maxing te mostramos cómo hacerlo paso a paso, sin necesidad de contar con un área legal interna.

Diagnosticar el punto de partida

El primer paso es conocer la situación actual de tu empresa. Evalúa si ya existen políticas, prácticas o conductas que promuevan la integridad. Este diagnóstico te ayudará a determinar qué necesitas crear, actualizar o formalizar.

Pregúntate:

• ¿Conocen mis colaboradores las leyes que afectan a la empresa?
• ¿Existen procedimientos internos para tomar decisiones o firmar contratos?
• ¿Tenemos algún mecanismo para denunciar irregularidades o conflictos de interés?

Un diagnóstico básico de cumplimiento permite construir un programa adaptado a la realidad y recursos de la PYME.

Simplificar la estructura del programa

Una empresa pequeña no necesita un manual extenso ni decenas de políticas. Lo importante es cubrir los puntos mínimos exigidos por ley.

Tu programa debe incluir:

• Una política o código de ética con principios claros.
• La designación de un Encargado de Cumplimiento (puede ser el propio gerente o un asesor externo).
• Procedimientos simples para prevenir y denunciar irregularidades.
• Evidencia documental de aplicación.

Conoce cómo estructurar tu programa en Certificación y Cumplimiento Legal.

Formalizar el compromiso directivo

Aunque no exista un área legal, la dirección debe asumir el liderazgo. El compromiso de la gerencia es fundamental para demostrar al Estado que la empresa actúa con probidad.

Recomendaciones prácticas:

• Emite una carta formal de compromiso con la integridad.
• Firma y difunde el Código de Ética.
• Designa oficialmente al Encargado de Cumplimiento.
• Mantén registro escrito de las decisiones y controles aplicados.

Estas acciones simples sirven como prueba ante ChileCompra o la Contraloría de que el programa está vigente y activo.

Implementar políticas y capacitar al personal

El siguiente paso es hacer que el programa funcione en la práctica. Esto se logra mediante capacitaciones breves y políticas claras.

Acciones efectivas para PYMES:

• Capacitar al equipo una o dos veces al año.
• Explicar qué conductas están prohibidas (cohecho, fraude, mal uso de recursos públicos).
• Establecer un canal de denuncias básico (correo o buzón físico).
• Documentar toda acción o comunicación interna relacionada con el programa.

Aprende más en nuestras Capacitaciones sobre Integridad.

Documentar la evidencia de cumplimiento

Todo lo que no se documenta, no existe ante el Estado. Aunque el programa sea simple, debe tener respaldo escrito.

Guarda copias de:

• El Programa de Integridad firmado.
• Actas de designación del Encargado de Cumplimiento.
• Registros de capacitación.
• Comunicaciones internas sobre ética.
• Reportes o auditorías, aunque sean básicas.

Revisa ejemplos reales de PYMES certificadas en nuestros Casos de Éxito.

Buscar apoyo externo especializado

Si no cuentas con personal legal, puedes apoyarte en consultoras o profesionales especializados en compliance. Este tipo de asesoría no solo simplifica el proceso, sino que asegura que el programa cumpla con los estándares exigidos por el Estado.

En Maxing, por ejemplo, desarrollamos programas a medida para PYMES, con versiones express y simplificadas que cumplen íntegramente con la normativa, listas para acreditar ante ChileCompra.

Solicita una asesoría personalizada en Contacto Maxing.

Conclusión

Una PYME sin área legal puede cumplir perfectamente con la ley si adopta un enfoque práctico, documentado y adaptado a su tamaño. Lo importante no es la cantidad de documentos, sino la coherencia entre lo que la empresa declara y lo que realmente hace.

Con el apoyo de Maxing, puedes implementar un Programa de Integridad funcional en pocos días, garantizando cumplimiento total con las leyes 20.393 y 21.595, y asegurando tu continuidad como proveedor del Estado.