Cuando una empresa postula a una licitación pública en Chile, no basta con declarar que posee un Programa de Integridad: es obligatorio acreditarlo con evidencia documental.
Tanto ChileCompra como la Contraloría General de la República, en aplicación de la Ley 20.393, la Ley 21.595 y el Dictamen CGR E370752/2023, exigen pruebas concretas de que el programa está implementado, vigente y operativo.

En este artículo de Programa de Integridad – Maxing aprenderás cómo preparar correctamente la documentación que respalde tu cumplimiento, garantizando que tu empresa esté lista para participar en cualquier proceso de licitación o convenio marco.

Qué significa “documentar la implementación”

Documentar la implementación consiste en recopilar y organizar toda la evidencia que demuestra que el Programa de Integridad funciona en la práctica.
Esto implica conservar registros, actas, capacitaciones, comunicaciones y cualquier documento que pruebe que el modelo de integridad no es solo un texto formal, sino una herramienta activa en la empresa.

Las entidades fiscalizadoras revisan principalmente tres aspectos:

• Existencia de un programa formal, firmado y vigente.
• Pruebas de que ha sido difundido e implementado.
• Evidencia de controles, seguimiento y mejora continua.

Conoce los criterios legales de acreditación en Certificación y Cumplimiento Legal.

Documentos esenciales que debes preparar

La siguiente lista reúne los principales documentos que toda empresa debe tener disponibles antes de postular a una licitación o renovar un convenio marco:

1. Programa de Integridad vigente (con fecha y firma de la gerencia).
2. Acta de designación del Encargado de Cumplimiento.
3. Código de Ética o Conducta entregado al personal.
4. Matriz de riesgos y controles asociados.
5. Registro de capacitaciones en integridad y ética empresarial.
6. Evidencia del canal de denuncias (correo, formulario, procedimiento).
7. Actas o informes de auditoría interna.
8. Plan de actualización o mejora continua.

Encuentra ejemplos de buenas prácticas en nuestros Casos de Éxito.

Cómo organizar la carpeta de cumplimiento

La mejor forma de facilitar el proceso de acreditación es estructurar una carpeta de cumplimiento física o digital, donde toda la documentación esté claramente identificada.

Estructura sugerida:

• Carpeta 1: Programa de Integridad y Código de Ética.
• Carpeta 2: Actas, políticas y resoluciones.
• Carpeta 3: Evidencia de capacitación y difusión.
• Carpeta 4: Canal de denuncias y registros de uso.
• Carpeta 5: Auditorías, revisiones y planes de mejora.

Puedes utilizar Google Drive, OneDrive o Dropbox para mantener los documentos en línea, asegurando acceso rápido y respaldo permanente.

Qué documentos solicitarán las entidades públicas

Dependiendo del tipo de proceso o fiscalización, los organismos pueden requerir diferentes tipos de evidencia. Los más frecuentes son:

• ChileCompra: solicita el programa completo, los registros de capacitación y la designación del encargado.
• Contraloría General: puede revisar políticas, canales de denuncia y evidencia de aplicación.
• Empresas mandantes o clientes públicos: pueden pedir la matriz de riesgos y pruebas de control interno.

Presentar esta información de forma clara y ordenada acelera la revisión y demuestra compromiso con la transparencia.

Cómo preparar la evidencia para auditorías o fiscalizaciones

Para que la evidencia sea válida, debe cumplir con tres condiciones:

• Autenticidad: los documentos deben tener fecha y firma o registro electrónico verificable.
• Trazabilidad: debe poder demostrarse cuándo y cómo se ejecutó cada acción.
• Coherencia: la información debe coincidir con lo declarado en licitaciones o formularios de inscripción.

Asegura la coherencia documental con apoyo profesional desde Contacto Maxing.

Buenas prácticas para mantener tu documentación actualizada

• Establece un responsable interno para mantener la carpeta de cumplimiento.
• Actualiza los registros tras cada capacitación o revisión.
• Guarda respaldos digitales en la nube.
• Revisa los requisitos específicos de cada licitación antes de postular.
• Realiza auditorías internas periódicas.

Fortalece esta gestión con nuestras Capacitaciones sobre Integridad.

Conclusión

La documentación es la prueba tangible de la integridad de una empresa. Sin ella, ningún programa, por completo que parezca, podrá ser validado ante ChileCompra o la Contraloría.
Un modelo de integridad bien documentado no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también aumenta la confianza y la competitividad de tu empresa en el mercado público.

En Maxing te ayudamos a estructurar, validar y mantener actualizada toda la evidencia necesaria para acreditar tu Programa de Integridad ante cualquier autoridad fiscalizadora.