Un canal de denuncias activo y bien gestionado es una de las herramientas más importantes dentro de un Programa de Integridad. No solo permite detectar irregularidades, sino que también demuestra compromiso con la transparencia y la ética corporativa.
En este artículo revisaremos un modelo práctico de procedimiento interno que toda PYME proveedora del Estado puede aplicar para responder adecuadamente a denuncias éticas, cumpliendo con las exigencias legales vigentes en Chile.
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Por qué es necesario un procedimiento claro

La Ley 20.393, junto con el Dictamen CGR E370752/2023, exige que las empresas que participan en el mercado público cuenten con un canal de denuncias efectivo. Sin embargo, muchas PYMES lo implementan solo de forma formal, sin definir cómo responder o registrar los casos.
Tener un procedimiento interno estandarizado permite actuar de manera ordenada, proteger la confidencialidad y demostrar cumplimiento ante auditorías.
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Etapas del procedimiento de respuesta

Un procedimiento de gestión de denuncias debe contemplar al menos cinco fases fundamentales:

• Recepción y registro: toda denuncia recibida, anónima o nominativa, debe ser registrada con número de caso y fecha.
• Evaluación inicial: un responsable de cumplimiento revisa la validez del caso y determina si procede investigación.
• Investigación: se recopila información, entrevistas o documentos relacionados, garantizando confidencialidad.
• Resolución: se emite un informe con resultados, conclusiones y medidas correctivas o disciplinarias si corresponde.
• Cierre y archivo: se notifica el cierre del caso y se conserva evidencia documental por al menos cinco años.

Este modelo es adaptable a empresas pequeñas y cumple con las expectativas de ChileCompra.
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Buenas prácticas de gestión ética

Para que el proceso sea realmente efectivo, se recomienda:

• Designar un encargado independiente del área denunciada.
• Garantizar confidencialidad absoluta y protección al denunciante.
• Utilizar plataformas seguras o buzones digitales.
• Capacitar al personal en detección y reporte de irregularidades.
• Comunicar los resultados y mejoras derivadas del proceso.

Estas medidas fortalecen la confianza interna y previenen riesgos reputacionales.
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Caso práctico

Una empresa de servicios ambientales estableció un protocolo de cinco pasos para atender denuncias éticas. Gracias a su correcta aplicación, detectó un conflicto de interés antes de que afectara una licitación pública. Contraloría destacó su gestión como “modelo de respuesta preventiva”.
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Conclusión

Contar con un procedimiento interno para responder denuncias éticas es esencial para cualquier empresa que opere con el Estado. No solo cumple una obligación legal, sino que fortalece la transparencia y la cultura de confianza.
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