Uno de los aspectos más importantes de un Programa de Integridad es poder demostrar, con evidencia concreta, que realmente está implementado y funcionando. En Chile, la Ley 20.393, la Ley 21.595 y el Dictamen CGR E370752/2023 establecen que las empresas deben acreditar la existencia, vigencia y operatividad de su programa para poder cumplir con las exigencias de ChileCompra y la Contraloría General de la República. Sin evidencia verificable, el programa carece de valor legal y puede ser rechazado o considerado no implementado.

La evidencia de implementación es el conjunto de documentos, registros y pruebas que muestran que el Programa de Integridad se aplica en la práctica. En Programa de Integridad – Maxing ayudamos a las empresas a estructurar toda esta documentación de manera ordenada y trazable, asegurando que cada elemento del programa tenga respaldo verificable.

El primer tipo de evidencia que debe conservarse es la documentación formal. Incluye la resolución o acta de aprobación del Programa de Integridad por parte de la alta dirección, el documento oficial del programa y el Código de Ética o Conducta firmado y difundido. Estos registros demuestran el compromiso institucional y la existencia formal del modelo.

El segundo tipo es la evidencia de implementación práctica, que demuestra que el programa no es solo un documento, sino una herramienta activa. Aquí se incluyen registros de capacitaciones, actas de reuniones del comité de integridad, designación del Encargado de Cumplimiento, comunicados internos sobre políticas éticas, correos de difusión y material de formación entregado a los trabajadores. Cada documento debe tener fecha, firma o respaldo electrónico que acredite su autenticidad.

También es fundamental conservar evidencia del canal de denuncias. Esto implica guardar copias de los formularios, correos o plataformas utilizadas, así como el procedimiento de gestión de denuncias, los registros de recepción y los informes de seguimiento. No se trata de conservar las denuncias mismas, sino la evidencia del funcionamiento del sistema, garantizando confidencialidad y trazabilidad.

Otro grupo clave de documentos corresponde a la gestión de riesgos y controles internos. Aquí se incluyen la matriz de riesgos, las evaluaciones periódicas, los informes de auditoría interna y los registros de medidas correctivas o de mejora. Estas evidencias demuestran que el programa es dinámico, que evalúa su eficacia y que se actualiza según los hallazgos o cambios normativos.

Las políticas y procedimientos internos también deben estar respaldados. Cada política de integridad (regalos, conflictos de interés, compras, relaciones con entidades públicas, etc.) debe estar firmada, publicada y disponible para los trabajadores. Además, se recomienda conservar las versiones anteriores para demostrar la evolución del programa en el tiempo.

Por último, se debe contar con evidencia del seguimiento y revisión. Esto incluye los informes anuales del Encargado de Cumplimiento, las actas de revisión por la dirección y los reportes de cumplimiento entregados a las autoridades o clientes públicos. Este conjunto de documentos constituye la prueba más sólida de que el programa está activo, supervisado y en constante mejora.

Una forma práctica de mantener toda esta evidencia organizada es crear una carpeta digital de cumplimiento dividida por secciones: programa formal, políticas internas, capacitaciones, canal de denuncias, auditorías, riesgos y reportes. Esto facilita responder rápidamente a fiscalizaciones o licitaciones.

Contar con evidencia sólida no solo asegura cumplimiento, sino que también fortalece la reputación empresarial. Una empresa que puede demostrar, con documentos verificables, que su Programa de Integridad está implementado transmite confianza y credibilidad. En Maxing ayudamos a las organizaciones a preparar, documentar y mantener su evidencia actualizada, garantizando cumplimiento total ante el Estado y respaldo legal ante cualquier auditoría.